08.05.2024

Sachbearbeiter/in in der Geschäftsstelle des Rektorats (m/w/d, E 9a TV-L, 100%)

Das Rektorat

Bewerbungsfrist: 25.05.2024

An der Universität Tübingen ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Stelle als

Sachbearbeiter/in in der Geschäftsstelle des Rektorats (m/w/d; E9a TV-L, 100%)

unbefristet zu besetzen.

Aufgaben:

Das Aufgabengebiet umfasst die Unterstützung der Rektorin und Prorektor/innen bei allen anfallenden administrativen Aufgaben, eigenständige und konzeptionelle Mitarbeit in Absprache mit den Referent/innen und die Repräsentation des Rektoratsvorzimmers. Dies beinhaltet u.a.

• Mitarbeit in der Vor- und Nachbereitung der Dienstbesprechungen des Rektorats: selbstständige Zusammenstellung der digitalen Sitzungsunterlagen der Dienstbesprechungen, eigenverantwortliche Prüfung der Unterlagen und ggf. Nachforderungen im Vorfeld der Dienstbesprechungen, Nachbereitung und Ergänzung der digitalen Beschlussvorlagen nach den Dienstbesprechungen durch Rektoratsbeschlüsse und Weiterverteilung in die ZV und andere relevante Stellen hinein
• Aufbau eines digitalen Beschlussablagesystems, ggf. einer Beschlussdatenbank; insbesondere eigenverantwortliche und systematische Einspeisung der Rektoratsbeschlüsse, vorab selbstständige inhaltliche Erschließung und Verschlagwortung von Rektoratsbeschlüssen
• selbstständige und eigenverantwortliche Erarbeitung regelmäßiger Rundmails des Rektorats an die Universität insgesamt über zentrale Rektoratsbeschlüsse und weitere relevante Informationen; insbesondere Prüfung der Sitzungsprotokolle, eigenverantwortliche Auswertung der Beschlussvorlagen, Auswahl und Zusammenstellung geeigneter Informationen, Koordination der Inhalte mit den Referent/innen, dem Rektorat und der HK
• Erstellung von Gesprächsvermerken
• eigenverantwortliche und selbstständige Recherche sowie Sondierung der Hochschul-/Wissenschaftslandschaft bzgl. für das Rektorat relevanter Informationen sowie Auswertung und Aufbereitung der Informationen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben wie die zuverlässige Planung, Koordination und Überwachung der Termine der Rektoratsmitglieder sowie die dazugehörigen nötigen Recherchen im Vorfeld
• Repräsentation des Rektoratsbüros am Telefon und im Vorzimmer auf Deutsch und auf Englisch
• Aufgaben zur Unterstützung der Büroleitung / Leitung der Geschäftsstelle
• eigenständige Erstellung von Korrespondenzschreiben des Rektorats auf Deutsch und Englisch
• Mitarbeit an sonstigen Projekten des Rektorats

Voraussetzungen:

• abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung oder ein abgeschlossenes Bachelor-Studium
• Beherrschung der gängigen MS-Office-Programme einschließlich der Terminverwaltung mit MS-Outlook
• Kenntnisse im Umgang mit Datenbanken
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sehr gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift
• eigenständige, strukturierte und verantwortungsvolle Arbeitsweise
• ein hohes Maß an Kommunikationskompetenz
• persönliche Integrität und absolute Verschwiegenheit

Von Vorteil ist Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung oder im wissenschaftsunterstützenden Dienst.

Wir bieten attraktive Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, ein betriebliches Gesundheitsmanagement, eine betriebliche Altersvorsorge sowie einen Zuschuss zum Deutschland-Jobticket.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Die Universität setzt sich für Chancengleichheit und Diversität ein. Die Stelle ist grundsätzlich teilbar.

Ihre Bewerbungsunterlagen bestehend aus tabellarischem Lebenslauf, aussagekräftigem Anschreiben und Zeugnissen richten Sie bitte bis zum 25. Mai 2024 an buero-der-rektorinspam prevention@uni-tuebingen.de.

Für Fragen und Auskünfte steht Ihnen die Büroleitung und Persönliche Referentin der Rektorin, Frau Valesca Baert-Knoll (07071-29 72510), gerne zur Verfügung.